QUALI SONO I BENEFICI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
I benefici della Fatturazione elettronica – tra imprese e verso la PA – e, più in generale, quelli della Digitalizzazione di tutti i processi di relazione con clienti e/o fornitori, emergono evidenti dalle ricerche dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano.
Il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla Fatturazione elettronica, per organizzazioni che producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 Fatture/anno, si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. Questo beneficio deriva in larga parte da risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per (i) attività di stampa e imbustamento; (ii) gestione della relazione con il cliente (tempi dedicati a capire se la Fattura è effettivamente arrivata, se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata ecc.) e (iii) gestione della conservazione, che introduce risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.
Traslando questa stima anche su chi gestisce un numero inferiore di Fatture/anno, guardando alle sole componenti fondamentali legate al “fare la Fattura” – Composizione, Stampa e Consegna della Fattura al cliente, senza guardare alla Conservazione – è comunque possibile identificare tre diversi scenari di gestione della “Fatturazione Attiva”: spedita via posta cartacea; su carta e consegnata a mano; file allegato a una email o PEC. Per ciascuno di questi scenari, il costo del processo tradizionale (comprensivo della manodopoera dedicata all’attività) per la produzione di una Fattura si aggira in questi range:
- Fattura spedita a mezzo posta – tra 2,9 e 3,7 €/Fattura;
- Fattura consegna a mano – tra 2,6 e 3,5 €/Fattura;
- Fattura inviata tramite posta elettronica (email o PEC) – tra 1,8 e 2,4 €/Fattura.
Fare Fatturazione Elettronica comporta un sostanziale ripensamento delle logiche di gestione della Fatturazione Attiva. Sempre con riferimento alle sole attività legate al “fare la Fattura”, ai tre scenari precedentemente presi in considerazione ne possono subentrare altri 3, il cui costo diretto per il fornitore è rispettivamente pari a:
- Upload di un documento (o pacchetto di documenti) su Web da cui si genera XML FatturaPA – tra 0,9 e 1,2 €/Fattura;
- Data Entry su form Web – tra 1,3 e 1,7 €/Fattura;
- Generazione XML FatturaPA direttamente da gestionale e invio a Sistema di Interscambio tramite PEC – tra 1,4 e 1,8 €/Fattura.
Senza considerare la Conservazione, quindi, la Fatturazione elettronica si dimostra mediamente conveniente rispetto ai modelli di Fatturazione “tradizionali” anche per le realtà più piccole. Diventa poi sostanziale – ovviamente – saper comparare questi risparmi con il costo della soluzione adottata. Generalizzando ulteriormente queste analisi e provando a trasferirle sull’intero Sistema Paese, la stima del beneficio complessivo legato, per esempio, all’obbligo di Fatturazione elettronica verso la PA, ammonta (a regime) a circa 1 miliardo e 500 milioni di euro all’anno: 1 miliardo lato PA e il resto risparmiato dalle imprese che ne sono i fornitori.
Intendiamoci: questi risparmi sono credibili e ottenibili concretamente qualora i processi di gestione accompagnino la Fattura Elettronica in digitale dal momento della sua emissione fino alla sua conservazione, comprendendo per esempio i workflow autorizzativi e le riconciliazioni automatiche con i dati già presenti a sistema di ordini o bolle entrate merci. Esempi di processi degeneri in parte in digitale e in parte analogici e su carta sono storture che non porteranno mai i benefici descritti e rischiano di rappresentare invece un costo di gestione persino superiore a quello tradizionale del solo cartaceo.
QUAL’E’ IL VERO VALORE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
Restando nell’ottica del Sistema Paese, l’estensione dei principi ispiratori della Fatturazione elettronica a tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine, sempre nelle relazioni tra imprese e PA, porta a stimare un risparmio conseguibile di 6,5 miliardi di euro/anno. Un valore che, per magnitudo, comincia ad avvicinarsi a quelli che si cercano di recuperare attraverso le leggi di stabilità. E l’ipotesi – forse avveniristica ma non certo impraticabile – di estendere questo modello a tutte le relazioni commerciali del nostro Paese, non solo verso la PA ma anche – anzi, soprattutto! – tra imprese, consente di inquadrare un beneficio raggiungibile misurabile in circa 60 miliardi di euro/anno. Ben lungi dall’essere un immediato flusso di cassa a disposizione di cittadini, imprese o PA, questo valore rappresenta però molto bene, valorizzandola in €, la somma dei costi per materiali, spazi e manodopera oggi impegnata in attività ormai a scarsissimo valore aggiunto: è dunque una misura (in €) del potenziale recupero di competitività per l’intero Sistema Paese, se si adottassero gli strumenti digitali a supporto delle relazioni B2b.
Il vero valore della Fatturazione elettronica non è quello di poter inviare Fatture senza passare dalla posta cartacea e dal postino, bensì quello di stimolare le imprese a emettere, ricevere e gestire documenti transazionali di business in formato elettronico elaborabile. Il “clamore” sulla Fatturazione elettronica è legato alla forte attenzione che ricade sul documento Fattura, in quanto:
- è un documento cardine nelle relazioni verso i partner di business;
- apre la porta al pagamento;
- ha valore fiscale;
- è usabile per ottenere finanziamenti;
- ha importante valore giuridico.
Tuttavia, è altrettanto vero che non di sole Fatture si compone la relazione commerciale con i propri clienti o fornitori: ci sono gli Ordini, le Conferme d’Ordine, gli Avvisi di Spedizione, i Documenti di Trasporto, le prove di avvenuta consegna, gli avvisi di ricezione merci, le bolle entrata merci o gli stati avanzamento lavori, ecc. Ciascuno di questi documenti può essere concretamente (cioè con la giusta tecnologia e nel rispetto delle norme vigenti) gestito con le stesse logiche con cui si affronta la Fatturazione Elettronica: in formato elaborabile e, ove richiesto, adottando la conservazione digitale a norma. E ancora di più: un approccio corretto alla digitalizzazione dell’intero ciclo Ordine-Pagamento non dovrebbe limitarsi alla sola Fattura ma dovrebbe mirare a ricucire l’intero processo, dalla digitalizzazione degli Ordini per arrivare fino al Pagamento.
Il vero valore della Fatturazione Elettronica sta quindi nel creare cultura digitale, abituando le imprese del nostro Paese – storicamente lente, poco convinte nella digitalizzazione delle relazioni B2b e nel passato frenate da un quadro normativo “innamorato” del cartaceo – a gestire documenti in ingresso o in uscita in formato elettronico elaborabile (si veda anche questo articolo “Imprese digitali, la e-fattura è solo il primo passo“). In quest’ottica, proprio la Fatturazione Elettronica verso la PA può rappresentare un ottimo “innesco”, in quanto è già stata praticata da oltre 750.000 fornitori: un insieme fortemente eterogeneo per area geografica di provenienza, settore di riferimento e dimensioni (grandi, medie, piccole e piccolissime imprese). E se di “innesco” si tratta, questo può impattare sia sul Ciclo Attivo (nelle relazioni verso i clienti), sia sul Ciclo Passivo (nelle relazioni verso i fornitori).
CONVIENE AFFRONTARE ORA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA O E’ MEGLIO ASPETTARE?
Tra i diversi modelli con cui “fare Fatturazione elettronica” – e poi aggredire l’intero ciclo dell’Ordine – c’è solo l’imbarazzo della scelta. La domanda corretta da porsi, pertanto, non è: “qual è la soluzione giusta per me?”, ma piuttosto “quale soluzione mi consente di partire prima?” (magari proprio l’XML PA, se l’impresa fattura già al settore pubblico: alcune imprese – per esempio, Enel, Ferservizi, Telecom Italia – si sono già mosse proprio in questa direzione).
Ciò che conta, infatti, è “partire”, non identificare la soluzione perfetta. In primo luogo perché la soluzione perfetta, quasi per definizione, non esiste. In secondo luogo perché una soluzione imperfetta è comunque nettamente migliorativa rispetto a quanto si è soliti fare “con la carta” o con modelli che prevedono la gestione di informazioni non strutturate. Infine, è sostanziale e urgente affrontare quanto prima il passaggio dalle Fatture analogiche, ancora molto diffuse in Italia, alle Fatture elettroniche in formato elaborabile, sia lato Attivo sia Passivo: una volta superato questo primo passo, eventuali adattamenti a formati diversi – ma sempre digitali! – sono senza dubbio più gestibili di quanto lo sia affrontare lo stesso percorso partendo dal cartaceo e ricorrendo poi alla Conservazione Digitale (è online un vademecum per la Conservazione Digitale in cui sono dettagliati i passi per affrontarla), i costi del processo possono decrescere ulteriormente.
Un altro spunto è quello di non agire sui singoli documenti (la Fattura, il DDT, gli Ordini…) ma affrontare da subito l’intero ciclo Ordine-Pagamento, con la “vision” di digitalizzare la relazione con il maggior numero possibile di clienti e/o fornitori. Solo disponendo di questa prospettiva, infatti, è possibile delineare una roadmap corretta di progetti da mettere a terra, che consente di muoversi inizialmente per piccoli passi e porta poi a far confluire tutti gli sforzi in un approccio innovativo ampio, sistemico e integrato (per maggiori dettagli è disponibile online la piattaforma Digital B2B Transformation).
L’importante è attivarsi, ponendo al centro dell’attenzione non solo i processi interni, ma anche quelli B2B, per aggredire digitalmente i dati in fase di ingresso in azienda e uscita verso i partner di business, e ridurre così l’impatto dei flussi informativi non direttamente elaborabili.
iNebula da molti anni accompagna (e stimola) le Piccole e Medie imprese e la PA attraverso modelli corretti di adozione di processi di digitalizzazione partendo proprio dal dialogo fra PMI e PA che passa anche dalla fatturazione elettronica.
Fonte: AGENDA DIGITALE
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