iNebula Reco

iNebula Reco:
riconoscimento automatico, gestione e trasferimento delle scritture contabili.

iNebula RECO consente ad Aziende, Studi Commercialisti e Associazioni di Categoria di automatizzare il processo di registrazione delle scritture contabili, fatture attive e passive, eliminando la necessità, l’onere e i tempi delle scritture manuali di prima nota.

Il Servizio iNebula RECO si compone di tre fasi:

  1. Conferimento dei documenti da processare e riconoscimento automatico dei campi delle fatture necessari ai fini della dichiarazione IVA;
  2. Interazione con il software gestionale/ERP del Cliente per trasferire i dati elaborati alla contabilità;
  3. (Opzionale) Conservazione a Norma dei documenti processati e costituzione dell’Archivio Digitale;

Caratteristiche offerte dal servizio

iNebula RECO mette a disposizione dei propri clienti una piattaforma online semplice e sicura, accessibile da web browser tramite username e password personali per riconoscere documenti, processarli e trasferirli automaticamente e senza errori.

Attivazione Servizio

Il servizio viene attivato ai clienti ove è già disponibile l’integrazione tra iNebula RECO ed il gestionale in uso presso di loro. Terminata la fase di registrazione al servizio, il cliente riceve credenziali di accesso al portale, ove potrà conferire documenti da elaborare e controllare loro stato di esecuzione, sino al termine del processo che avviene con la registrazione contabile della prima nota nel gestionale. 

In questa fase verranno inoltre trasferite, dal gestionale cliente verso il portale iNebula RECO,  le anagrafiche necessarie all’erogazione del servizio.

Successivamente all’attivazione e prima di procedere con il conferimento dei documenti, verrà erogata una formazione on-line di circa mezza giornata per l’apprendimento del funzionamento del Servizio.

Erogazione Servizio

  1. Il cliente conferisce sul Portale i documenti da trattare, fatture attive e/o passive.
  2. La prima operazione che il cliente dovrà effettuare, a meno di un precedente caricamento massivo tramite import, sarà quella di andare a censire all’interno del portale il cliente per il quale si vorrà procedere al caricamento documentale.
  3. Successivamente l’operatore potrà procedere al caricamento dei documenti andando a selezionare il tasto «CARICA Doc». Nella maschera di caricamento il sistema, una volta scelto il cliente e il ciclo acquisto/vendita, permetterà di importare i documenti da file oppure da scanner.
  4. Il Sistema processa tutti i documenti conferiti, identificando tramite OCR freeform, i dati necessari alla registrazione della Prima Nota: Partita IVA, Data e Nr. documento, Imponibile, Aliquota, Imposta, Ritenuta e Totale Fattura.

Ad aumentare il livello di affidabilità del riconoscimento semantico, soprattutto nei casi di scarsa qualità del documento/pdf, verrà in aiuto del sistema una taskforce di operatori backoffice che correggererà manualmente il dato, utilizzando sofisticati tool del Sistema. Questa modalità di collaborazione permetterà di garantire il 100% dei campi riconosciuti e un indice di affidabilità del dato riconosciuto del 100%.

  1. Successivamente le informazioni confluiscono al portale, dove il cliente può verificarne la correttezza e procedere con la registrazione automatica nel software contabile od intervenire per integrare e/o correggere informazioni a completamento della stessa.
  2. Il cliente avrà la possibilità di effettuare la ricerca dei documenti caricati tramite l’apposito tasto «Ricerca Documenti» presente nella Home Page.
  3. Il risultato della ricerca prevede una tabella nella quale sono presenti oltre al nome del documento, alla data acquisizione e ad una preview dello stesso ( stato in riconoscimento), anche una serie di dati recuperati dal motore di riconoscimento (stato Da analizzare/Eliminato).

Nel caso il cliente abbia scelto l’opzione di Conservazione a Norma, tutti i documenti per i quali tale opzione è richiesta vengono inviati al conservatore accreditato, mediante pacchetti standard di versamento.

Vantaggi

  • Le soluzioni iNebula sono in cloud e garantiscono criteri di sicurezza e di “business continuity” e il completo rispetto delle normative di tutela delle informazioni gestite.
  • Il servizio di Back-Office è un ulteriore garanzia di sicurezza, integrità e trasparenza
  • Grazie al riconoscimento automatico si risparmia tempo e denaro e si evitano molti errori di battitura.
  • Un’unica soluzione riconosce, gestisce, controlla e trasferisce con la massima sicurezza e in modo automatico i documenti strategici.